Opprette en faktura
Hvis du vil opprette en faktura, klikker du på “Invoicing” i “Customer invoices”-modulen.
Når du begynner på en ny faktura, må du velge firmaet du skal fakturere fra. Du kan også opprette en «kreditnota», en «Credit note».
Når du klikker på OK-knappen, får du opp en ny faktura. Den lagres automatisk som en kladd, og alle endringer du gjør, blir lagret umiddelbart.
Du starter med å legge til en kunde fra “Customer field”. Det fyller ut fakturaen med standardverdiene som du har definert på «kundekortet» («Customer card»).
! | Du kan utføre et fritekstsøk for kunder med enten/både kundenr. og kundenavn. Bare funn med dine søkekriterier vises. |
Forfall eller frist blir automatisk beregnet basert på fakturadato og verdien som er gitt i «Payment within” på ditt "Customer card”.
Produktlinjer ved fakturering
Denne løsningen har tre typer linjer: produktlinje, fritekstlinje og tekstlinjer.
Produktlinje
Du finner et produkt I produktdatabasen ved å klikke på feltet «Product id». Da kommer det opp en liste med alle produktene. Du kan også begynne å taste inn for å få opp treff basert på søk. Trykk på “Enter” eller klikk på produktet fpr å legge det til i fakturaen.
Du kan endre på pris, rabatt og enhet for disse produktene, men du kan ikke endre avgiftsgruppe («Tax group»).
Produktlinjer fritekst
Du kan legge til fritekst i produktlinjen ved å skrive inn tekst under feltene Product id” og “Description». Det er påkrevd å legge til «Tax group” i fritekst på produktlinjen.
Tekstlinjer
Du kan legge til tekstlinjer sammen med produktlinjer. Det kan brukes for å legge til mer informasjon om fakturaen eller som skille mellom produktlinjene.
Du oppretter en tekstlinje ved å legge til en beskrivelse i feltet, med ingen av de andre feltene fylt ut. Det vil skjule all annen informasjon og bare vise tekst på linjen.
Eksempel på tekstlinje i produktvisningen.
Smarte tips
Forhåndsvise faktura: Når du klikker på “preview”-knappen nederst til venstre, får du en forhåndsvisning av fakturaen, slik som den vil bli for kunden.
Negative linjer: Per nå kan du ikke legge til linjer med negative summer.
Flere bankkontoer: DU kan legge til flere bankkontoer i Azets Invoice. Du kan velge fra de definerte bankkontoene i “Bank account”. Standard bankkonto er forhåndsutfylt, så den må fjernes hvis du skal bruke de andre bankkontoene.
Valuta: Du kan fakturere i forskjellige valutaer. De valutaene som du har tilgang til, er definert i regnskapssystemet ditt. Hvis du ønsker andre valutaer å legge til, tar du kontakt med din regnskapsfører eller din kontakt i Azets.
Standard tekst på faktura: Du kan definere standard tekst i “Note»-feltet. Da blir teksten lagt til i fakturaen du sender. Hvis du ønsker å legge til standard tekst, tar du kontakt med din regnskapsfører eller din kontakt i Azets.
Gjentagende fakturaer: Se artikkelen “Gjentagende fakturaer” for mer detaljer om dette.
! | All invoices that are created in Invoicing have their first status as draft. They can be seen either in Draft tab or in Archive with the status “Draft”. In the Draft tab we can see all of the draft invoices from the clients we have access to and can send them, edit them or even create a copy. |
Slik krediterer du eksisterende faktura
Du kan lage kreditnotaer fra eksisterende fakuraer. Det gjør du i arkivvisningen. Du går til arkivet ved å klikke på “Archive” i undermenyen i “Customer invoices”.
Når du har funnet fakturaen du ønsker å kreditere, kan du klikke på krediteringsikonet (merket med rød firkant nedenfor). I boksen som kommer opp, bekrefter du at du ønsker å opprette en kreditnota.
Kreditnota-ikon
Når du har trykket på det ikonet, kommer du til faktureringsvisningen. Der er all informasjonen for gjeldende faktura fylt ut. I Azerts Invoice fylles også Reference”-feltet ut, med fakturanummer fra den valgte fakturaen. På den måten blir alltid saldoen for fakturaen automatisk redusert når kreditnotaen sendes.
Smarte tips
Automatisk samsvar mellom faktura og kreditnota: Hvis du i Reference”-feltet legger til fakturanummeret du ønsker å kreditere, blir saldoen for den fakturaen automatisk redusert med summen i kreditnotaen.
Hvis du lager en kreditnota fra en eksisterende faktura, blir referansen fylt ut automatisk.
Lage en helt ny kreditnota
Du kan selvsagt lage helt nye kreditnotaer også. Det gjør du på samme måte som ved å opprette en faktura. Du lager en ny kreditnota ved å klikke på “Invoicing” i “Customer invoicing”-modulen i Azets Invoice. Da får du opp følgende visning:
Du oppretter en kreditnota ved å krysse av i boksen “Credit note” og klikke på “OK”
Smarte tips
Automatisk samsvar mellom faktura og kreditnota: Hvis du i Reference”-feltet legger til fakturanummeret du ønsker å kreditere, blir saldoen for den fakturaen automatisk redusert med summen i kreditnotaen.
Bytte mellom kreditnota og faktura: Du kan endre dokumenttype etter at du har opprettet et dokument i Azets Invoice. Det gjør du ved å krysse av eller ikke krysse av for “Credit note” i feltet under “Invoice info”.
Hvis du lager en kreditnota fra en eksisterende faktura, blir referansen fylt ut automatisk.